Aufgrund meiner langjährigen Erfahrung im wohnungswirtschaftlichen Consulting weiß ich, worauf es bei einer Vertragsgestaltung mit einem Dienstleister ankommt und was unbedingt zu beachten ist. Das gibt Ihnen die Sicherheit, das Beste für Ihr Unternehmen und für Ihre Mieter zu erreichen.
Mein Ansatz: Struktur³
Seien wir uns eines bewusst: Einige der Dienstleister der Wohnungswirtschaft sind sehr große Unternehmen, die teilweise international tätigen Investmentfonds gehören. Auch Wohnungsunternehmen mit überdurchschnittlich vielen Wohneinheiten machen nur einen sehr kleinen Umsatzanteil aus. Daher habe ich über die Jahre eine Methode entwickelt, die es gestattet eine verlässliche Prognose über die erwartbare Leistungsfähig- und Kundenfreundlichkeit eines Anbieters zu erstellen. Ich differenziere zwischen Anforderungen im Rahmen der Ausschreibung, die ein Anbieter unmittelbar erfüllen kann, z.B. Entgeltbedingungen und Angaben, die eher unternehmensindividuell ausfallen. Direkt erfüllbare Anforderungen werden über die Ausschreibungsunterlagen abgebildet. Angaben zu Art und Umsetzung werden hingegen im Audit-Verfahren abgebildet. Nur so lässt sich ein Scoring-Modell erstellen, welches eine Aussage darüber trifft, welcher Anbieter dauerhaft am geeignetsten ist.
Ausschreibungsmanagement
Jedes Projekt beginnt mit einer Ist-Analyse. Gemeinsam mit meinen Mandanten definiere ich die Projektziele. Gleich zu Beginn werden alle notwendigen Projektschritte durchgeplant. In einem Projektablaufplan werden alle Einzelschritte und der dafür vorgesehene Zeitrahmen festgehalten. Auf „Knopfdruck“ lässt sich zu jedem Zeitpunkt ermitteln, ob der vorgesehene Zeitplan eingehalten wird.
Die Basis für jede Ausschreibung sind umfassende, bereits bestehende Ausschreibungsunterlagen. Diese Unterlagen bilden die Erfahrungen aus vielen vorangegangenen Ausschreibungen ab. Ergänzt werden die Ausschreibungsunterlagen durch Ihre individuellen Anforderungen. Das folgende Ausschreibungsverfahren wird von mir durchgehend moderiert. Ich bin laufend im Dialog mit den Dienstleistern. Ich kümmere mich um sämtliche Details, den Schriftverkehr und die Koordination.
Auswahlverfahren
In den Ausschreibungsprozess ist ein umfassendes Auswahlverfahren integriert. Vor und während des Ausschreibungsprozesses dokumentiere ich sämtliche Sachverhalte. Im einem umfassenden Scoring-Modell dokumentiere ich fortlaufend z.B. auch das Anbieterverhalten, so dass auf „Knopfdruck“ eine Bewertung möglich ist. Die Entscheidungsgrundlagen bereite ich strukturiert für Sie auf. So haben Sie sofort alles im Blick und können einfach, ohne großen Zeitaufwand den passenden Anbieter auswählen.
Lieferanten-Audit
Im Auditverfahren erfolgt eine strukturierte Befragung u.a. zu Arbeitsweise und Qualitätsmanagement. Im Audit werden üblicherweise die Umstände abgefragt, die einem Anbieter nicht im Ausschreibungsverfahren vorgegeben werden können.
Das Ergebnis:
Optimierte Kostenstrukturen ● Optimierte Abläufe ● Praxisnahe und moderne Lösungen
